Offre publiée par Olivier SEBAG le 17/09/2024

Administratif : secrétaire d'architecte H/F

Qualification : Secrétaire / Assistant(e) Administratif (ve) en agence d'architecture H/F
Lieu de mission : Paris
Durée de la mission : CDD+CDI
Date de la mission : Dès que possible...

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) - ARCHITECTURE
Agence d’Architecture parisienne, comptant une quarantaine de collaborateurs et spécialisée dans les projets de logements ainsi que les projets urbains depuis 1996, recherche dans le cadre d’un remplacement pour congés maternité, une Assistante de Direction expérimentée.
DESCRIPTION DU POSTE :
L’Assistante de Direction participe à la gestion administrative et financière de l’agence, sous la responsabilité des associés et en collaboration avec l’assistante administrative et avec le cabinet comptable.
Suivi administratif et financier des affaires
- Rédaction, classement et suivi des contrats clients,
- Enregistrement des contrats dans le logiciel interne (WANDDED),
- Etablissement des notes d’honoraires,
- Suivi du bon règlement des notes d’honoraires, relance clients, tenue de tableaux de bord,
- Gestion et suivi des contrats de cotraitance et sous-traitance
- Suivi et mise en paiement des factures prestataires
- Enregistrement des factures prestataires dans le logiciel interne (WANDEED)
- Établissement de la déclaration annuelle des activités auprès de la MAF
- Participation au suivi des contentieux (en l’absence de l’assistante administrative)
- Ouverture des affaires (en l’absence de l’assistante administrative)

Suivi administratif du personnel
- Préparation des éléments de salaire
- Téléchargement des bulletins de salaire pour distribution via logiciel LUCCA
- Rechargement des cartes déjeuner en fin de mois
- Gestion administrative des entrées et sorties de salariés
- Suivi mutuelle, épargne, médecine du travail…

Secrétariat classique
- Accueil physique et téléphonique, ouverture et distribution courrier, commande de fournitures de bureau, rédaction de courriers et divers textes, commande de coursier etc… (en l’absence de l’assistante administrative)

Secrétariat du Président
- Diverses tâches administratives liées aux affaires personnelles du Président

PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience de 5 ans minimum en Agence d’Architecture sur un poste similaire
Bonne maîtrise des logiciels (word, excel, PowerPoint, la suite adobe)
La connaissance du logiciel WANDEED est un plus, cependant, une formation sur ce logiciel est assurée
Faire preuve de discrétion, capacité d’adaptation, gestion des priorités
Poste à pourvoir dès le 1er octobre 2024

CONTACT

Nom : SEBAG
Prénom : Olivier
Téléphone : 01 42 93 87 63
Email : o.sebag@charretteservice.fr